Pada tanggal 26 Oktober 2009 Rektor UGM telah menandatangani dan menetapkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Dengan berlakunya Peraturan Rektor ini, maka Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor UGM/8/C/74 Tahun 1974 tentang Peraturan Penyusutan Arsip Universitas Gadjah Mada dinyatakan tidak berlaku.

Seperti diinformasikan dalam Buletin Khazanah edisi Juli 2009, draft awal Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip ini telah dibahas dalam workshop tanggal 14 Juli 2009. Workshop yang diikuti oleh Sekretaris Direktorat, Kepala Kantor Administrasi Fakultas, Arsiparis, serta Petugas Arsip ini bertujuan untuk menyerap aspirasi, masukan dan tanggapan dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM. Kemudian pada tanggal 6-11 Agustus 2009 dilakukan survei ke unit-unit kerja di lingkungan UGM untuk melengkapi dan menyempurnakan hasil workshop.

Peraturan Rektor UGM Nomor 408/P/SK/HT/2009 ini tentu akan menjadi pedoman penyusutan arsip di Unit-Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Dalam waktu dekat Arsip UGM akan mengadakan sosialisasi mengenai implementasi atau pelaksanaan Peraturan Rektor UGM tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada ini. (Ari)